萬丈高樓平地起，管理團隊進駐會展場館后首先需要考慮的就是場館的組織架構(gòu)。作為企業(yè)重要的骨骼系統(tǒng)，組織架構(gòu)是場館內(nèi)部控制的重要環(huán)境因素，是場館運營工作歸口管理以及各管理職務(wù)間相互關(guān)系的具體體現(xiàn)，對將來場館的穩(wěn)定運營以及戰(zhàn)略目標的實 現(xiàn)起著十分重要的基礎(chǔ)作用。

　　組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計受企業(yè)戰(zhàn)略、內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境、經(jīng)營業(yè)態(tài)、人員素質(zhì)、場館生命周期等諸多因素的影響，主要從縱向和橫向“兩條線”綜合考量。

　　縱向組織結(jié)構(gòu)

　　縱向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的主要任務(wù)是確定場館的管理層次和管理幅度。早期的會展場館多以單一的展覽業(yè)務(wù)為主，組織架構(gòu)相對簡單，由總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各職能部門。

　　所以，總經(jīng)理甄選中、高層管理人員時要嚴格把關(guān)，這也將關(guān)乎企業(yè)組織架構(gòu)的設(shè)計。中高層管理者的素質(zhì)高，就可以適當?shù)販p少管理層次，擴大管理幅度，從而加快信息傳遞的速度，提高場館運轉(zhuǎn)的效率。

　　場館進入穩(wěn)定運營期后，各職能部門的經(jīng)理已具備實力和擔當，其組織結(jié)構(gòu)就可以向扁平化方向調(diào)整，精簡管理團隊人員數(shù)量，下放副總經(jīng)理職權(quán)，在保證場館正常運營的前提下減少企業(yè)的管理費用。

　　橫向組織結(jié)構(gòu)

　　橫向組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計要將場館的各項業(yè)務(wù)活動按照一定的準則進行劃分并整合到相應(yīng)部門，然后給各部門配置相應(yīng)的職權(quán)。在進行橫向組織設(shè)計時，要考慮企業(yè)實際需求，不可盲目照搬。尤其要處理好兩種關(guān)系：

　　01.銷售部和協(xié)調(diào)部的關(guān)系

　　一線城市的會展場館展會數(shù)量多、規(guī)模大，銷售部和會展協(xié)調(diào)部通常設(shè)置為兩個平行部門，前者負責展會項目的咨詢、報價、確認、合同簽署等工作，合同簽署后的需求落實、服務(wù)跟進、協(xié)調(diào)溝通等具體工作則交由后者。分而設(shè)置可以保證兩個部門各司其職，銷售部專注市場拓展工作，協(xié)調(diào)部專注提升客戶服務(wù)體驗，進而提高效率和產(chǎn)出。

　　02.主場搭建和現(xiàn)場服務(wù)的關(guān)系

　　二者雖然職能相似，但立腳點和出發(fā)點卻不盡相同。在搭建過程中，尤其針對特裝展位，主場搭建商為追求展出效果往往會忽視其中的安全隱患，現(xiàn)場服務(wù)部的監(jiān)督就可以起到規(guī)避風險、減少損失的作用。除此之外，場館水電氣接駁、展品運輸、兩臨近展會撤展與進場時間是否沖突等事項也都需要現(xiàn)場服務(wù)部來監(jiān)督、協(xié)調(diào)；但對于會議為主業(yè)或業(yè)務(wù)量不成規(guī)模的會展場館則可以交由第三方服務(wù)商來解決。職能部門的設(shè)置沒有唯一標準，管理團隊需“量體裁衣”良性定制。

　　此外，完備的組織架構(gòu)在推行過程中還要注重將“線的組織”糅合為“面的組織”。通過加強橫向部門之間的協(xié)調(diào)和鏈結(jié)，使得“縱線×橫錢＝面“，以更好的發(fā)揮企業(yè)的凝聚力和向心力，高效執(zhí)行共同的發(fā)展目標。中高層管理人員在這個過程中肩負起橋梁和紐帶的重任，接下來場館的運營工作才會有事半功倍的效果。